Pas op met de aftrekbaarheid van relatiegeschenken door ondernemers

Bijna iedere ondernemer gebruikt relatiegeschenken om zakelijke relaties iets te geven om de relatie te bevestigen of verbeteren met als doel de onderneming te versterken, meer omzet te behalen of meer winst.

Een relatiegeschenk voldoet aan de volgende voorwaarden:

-        is incidenteel (niet structureel);

-        is een gift (zonder tegen prestatie); en

-        wordt gegeven aan een zakelijke relatie van de onderneming.

Voor de aftrekbaarheid in de Inkomstenbelasting en Vennootschapsbelasting is ten eerste van belang dat sprake is van zakelijke kosten. De kosten dienen toerekenbaar te zijn aan de zakelijke belangen van de onderneming en geen privé uitgaven te zijn.

Wanneer ondernemers relatiegeschenken geven kan sprake zijn van een grote diversiteit aan uitgave die potentieel ook gezien kunnen worden als privé uitgaven. Dat betekent dat de Belastingdienst extra alert is omtrent deze uitgave.

Wanneer sprake is van zakelijke kosten en een relatiegeschenk geldt een beperking van de aftrekbaarheid van de winst. 

Relatiegeschenken zijn slechts aftrekbaar bij overschrijding van een drempel van € 5.600 in 2024. Als alternatief kan 80% van deze kosten in aftrek worden gebracht. Voor de vennootschapsbelasting geldt een percentage van 73,5%.

Als belastingplichtige dien je aan te tonen dat zakelijke overwegingen ten grondslag liggen aan de uitgaven voor aftrekbaarheid.

Dat betekent dat je in je administrate dient bij te houden aan wie je een relatiegeschenk hebt gegeven en wat de zakelijke rede hiervan is. Er is sprake van een zakelijke rede indien het relatiegeschenk wordt gegeven met het doel om de onderneming te versterken, meer omzet te laten hebben of een hogere winst te verkrijgen. Slechts de betaling en factuur of bon in je administratie bewaren is niet voldoende.

Wanneer je uit je administratie niet kan aantonen dat sprake is van zakelijke kosten en je trekt deze toch af, dan zal de Belastingdienst bij een controle mogelijk deze bedragen naheffen. In de jurisprudentie zijn veel voorbeelden alwaar ondernemers hun administratieve verplichtingen niet op orde hadden ten aanzien van relatiegeschenken.

Kosten in verband met vaartuigen, die worden gebruikt voor representatieve doeleinden zijn niet aftrekbaar.  Vervolgens is bepaald dat dit niet geldt voor zover de onderneming direct is gericht op het vervaardigen of het verhandelen van vaartuigen die worden gebruikt voor representatieve doeleinden, dan wel op het verrichten van diensten in verband met die vaartuigen en die vaartuigen respectievelijk diensten deel uitmaken van de omzet.

Conclusie

Bij relatiegeschenken is vaak een spanningsveld tussen de zakelijke sfeer en de privé sfeer. Alleen als aantoonbaar sprake is van zakelijke kosten komen representatiekosten voor aftrek in aanmerking. De betaling van een zakelijke rekening en een factuur of bon vormen de basis van de administratie die nodig is voor deze uitgaven. Echter, dat is niet voldoende. Je zal in je administratie moeten bijhouden aan welke zakelijke relaties je relatiegeschenken hebt gegeven en wat het zakelijk doel is.

Dit is best wel betuttelend en gaat gedeeltelijk mogelijk ook tegen de strategische belangen van de ondernemer, die niet in zijn administratie wil opnemen wie precies zijn zakelijke relaties zijn en precies voor welk zakelijk belang het relatiegeschenk is gegeven.

Tijdens mijn studie leerde ik een belangrijk principe en dat is dat de Belastingdienst mag niet op de stoel van de ondernemer gaan zitten. Aan de andere kant dien je het zakelijke aan te tonen van kosten volgens de administratieve vereisten.

Deze problematiek zal waarschijnlijk nog voor veel discussie zorgen met de Belastingdienst en er zullen nog vele procedures volgen. We zullen zien…